Перейти на сайт

Интеграция с Google-таблицами

Как настроить и использовать прямую интеграцию с гугл-таблицами

Прямая интеграция с Google-таблицами позволяет через блок "Действие" в конструкторе ботов автоматически отправлять данные о подписчике BotHelp в вашу Google-таблицу, считывать данные из таблицы и записывать их в поля подписчика, а также обновлять уже записанные в таблицу данные.



Видео во Вконтакте

Настройка Google-таблиц

Подготовка таблицы

  • Создайте Google-таблицу
  • Если нужно, вы можете создать несколько листов в одной таблице
    • ВАЖНО! После подключения интеграции и настройке действия в боте не изменяйте названия листов в таблице. Если вы изменили название листа в таблице, то обновите настройки действия в боте.
  • В первой строке таблицы обязательно укажите названия столбцов, в которые нужно будет записывать данные. Названия заголовков потребуются при настройке передачи данных из BotHelp
  • Требований к названиям столбцов нет - вы можете назвать их как вам удобно
  • Между столбцами вашей таблицы не должно быть пустых столбцов. Если в таблице будут столбцы без заголовков, то в таком случае BotHelp распознает столбцы до первого пустого столбца без заголовка.

  • В настройках доступа таблицы убедитесь, что вы являетесь владельцем таблицы, а в настройках Общего доступа выбран вариант "Все, у кого есть ссылка" и "Редактор"


(!) Требования к полям Google Sheets, в которые передаем и получаем данные:

  • В названии поля в Google Sheets лимит до 255 символов - такой же лимит в названии полей в BotHelp
  • Значение данных в ячейке Google Sheets не должно превышать 1000 символов  

Настройка BotHelp

Подключение интеграции

1. Для подключения интеграции зайдите в настройки вашего кабинета в подраздел Интеграции

2. Найдите с списке интеграций блок "Google Sheets" и нажмите "Добавить интеграцию"

3. После нажатия на кнопку откроется страница авторизации Google. Выберите аккаунт из списка или войдите в ваш Google-аккаунт

  • Нужно выбирать тот аккаунт, на диске которого будут храниться Google-таблицы, с которыми вы будете работать

4. Для завершения подключения:

  • Раскройте дополнительные настройки по кнопке "Дополнительные настройки" (1)
  • Нажмите на "Перейти на страницу bothelp.io" (2)

  

5. В открывшемся окне нажмите на кнопку "Разрешить", чтобы дать BotHelp доступ к вашим google-таблицам

6. После успешного подключения в вашем кабинете BotHelp в разделе интеграции с Google-таблицами отобразится подключенный Google-аккаунт и статус "Подключено"

1. Настройка действия "Отправить данные в таблицу"

С помощью этого действия можно передавать данные подписчика из BotHelp в Google-таблицу

Особенности работы:

  • Можно передавать следующие данные о подписчике: имя, почту, телефон, CUser ID, все пользовательские поля
  • Данные о подписчике записываются в одну строку таблицы
  • Каждая новая запись делается в следующую строку таблицы

ВАЖНО! Мы рекомендуем всегда передавать CUser ID подписчика - это уникальный идентификатор подписчика в вашем кабинете. По нему вы сможете обновлять строку в таблице для конкретного пользователя или считывать его данные из таблицы для передачи обратно в BotHelp.

Настройка действия:

1. Зайдите в конструктор ботов и добавьте блок "Действие"

2. В списке действий в подразделе "Действия с Google таблицами" выберите действие  "Отправить данные в таблицу"

3. Нажмите на иконку "Карандаш", чтобы настроить действие:

  • Вставьте ссылку на  Google-таблицу, в которую необходимо передавать данные
  • Выберите лист таблицы, в который будут записываться переданные данные
    • ВАЖНО! После подключения интеграции и настройке действия в боте не изменяйте названия листов в таблице. Если вы изменили название листа в таблице, то обновите настройки действия в боте.
  • Заполните раздел "Сопоставление полей"
    • В этом разделе нужно указать какие данные подписчика будут передаваться в каждый из столбцов таблицы
    • ВАЖНО! Все указанные данные подписчика будут записаны в одну строку - каждое значение в свой столбец. Следующая запись в таблицу будет выполняться в следующую строку

4. Нажмите "Сохранить" в текущем окне настроек действия "Отправить данные в таблицу"

5. Нажмите "Сохранить и закрыть" в настройках всего шага Действие, чтобы настройки сохранились

6. Готово! Интеграция настроена  - можно проверять


После тестирования бота данные о подписчике появились в таблице - каждая новая запись осуществляется в следующей строке.


2. Настройка действия "Получить данные из таблицы"

С помощью этого действия можно считывать данные из Google-таблицы и записывать их в пользовательские поля подписчика в BotHelp

Особенности работы:

  • Данные из таблицы считываются построчно
  • Поиск строки, из которой нужно считать данные, осуществляется по указанному значению в указанном столбце (пример будет ниже)
  • В найденной строке значение каждой ячейки передается в отдельное пользовательское поле подписчика BotHelp

Настройка действия:

1. Зайдите в конструктор ботов и добавьте блок "Действие"

2. В списке действий в подразделе "Действия с Google таблицами" выберите действие  "Получить данные из таблицы"

3. Нажмите на иконку "Карандаш", чтобы настроить действие:

  • Выберите Google-таблицу, из которой необходимо считать данные
  • Выберите лист таблицы, с которого данные будут считываться и передаваться 
    • ВАЖНО! После подключения интеграции и настройке действия в боте не изменяйте названия листов в таблице. Если вы изменили название листа в таблице, то обновите настройки действия в боте.
  • Заполните раздел "Поиск строки для получения данных"
    • В поле "Значение поиска" выберите пользовательское поле, значение которого будет искаться в Google-таблице
    • В поле "Столбец поиска" выберите столбец Google-таблицы, в котором будет искаться значение пользовательского поля указанного в  "Значение поиска"
    • Пример на снимках экрана:
      • Ищется строка, у которой в столбце "User ID" будет найдено значение пользовательского поля "CUser ID"
      • Получается, для пользователя, у которого CUser ID = 5iqa.4 будет выбрана строка №2 таблицы
    • ВАЖНО! Если в таблице будет найдено несколько строк с указанным значением в указанном столбце, то в BotHelp будут переданы данные именно первой строки

  • Заполните раздел "Сопоставление полей"
    • В этом разделе нужно указать, из каких столбцов найденной строки таблицы в какие пользовательские поля подписчика будут записываться данные

4. Нажмите "Сохранить" в текущем окне настроек действия "Получить данные из таблицы"

5. Нажмите "Сохранить и закрыть" в настройках всего шага Действие, чтобы настройки сохранились

6. Готово! Интеграция настроена  - можно проверять


Перед тестированием, я изменил значение в стобце "Телефон"

После тестирования бота данные из таблицы были переданы и записаны в указанные пользовательские поля подписчика. Номер телефона изменился, значение из ячейки "User ID" записалось в поле "Параметр"

3. Настройка действия "Обновить данные в таблице"

С помощью этого действия можно обновлять уже записанные в Google-таблицу данные

Особенности работы:

  • Поиск строки, в которую нужно перезаписать данные, осуществляется по указанному значению в указанном столбце (пример будет ниже)
  • Можно передавать следующие данные о подписчике: имя, почту, телефон, CUser ID, все пользовательские поля
  • Данные о подписчике записываются в одну найденную строку таблицы

Настройка действия:

1. Зайдите в конструктор ботов и добавьте блок "Действие"

2. В списке действий в подразделе "Действия с Google таблицами" выберите действие  "Обновить данные в таблице"

3. Нажмите на иконку "Карандаш", чтобы настроить действие:

  • Выберите Google-таблицу, в которой необходимо обновить данные
  • Выберите лист таблицы, на котором будет выполняться поиск строки для обновления данных
    • ВАЖНО! После подключения интеграции и настройке действия в боте не изменяйте названия листов в таблице. Если вы изменили название листа в таблице, то обновите настройки действия в боте.
  • Заполните раздел "Поиск строки для обновления данных"
    • В поле "Значение поиска" выберите пользовательское поле, значение которого будет искаться в Google-таблице
    • В поле "Столбец поиска" выберите столбец Google-таблицы, в котором будет искаться значение пользовательского поля указанного в  "Значение поиска"
    • Пример на скриншотах:
      • Ищется строка, у которой в столбце "User ID" будет найдено значение пользовательского поля "CUser ID"
      • Получается, для пользователя, у которого CUser ID = 5iqa.4 будет выбрана строка №2 таблицы
    • ВАЖНО! Если в таблице будет найдено несколько строк с указанным значением в указанном столбце, то данные будут перезаписываться именно для первой строки

  • Заполните раздел "Сопоставление полей"
    • В этом разделе нужно указать какие данные подписчика будут передаваться в каждый из столбцов найденной строки

4. Нажмите "Сохранить" в текущем окне настроек действия "Получить данные из таблицы"

5. Нажмите "Сохранить и закрыть" в настройках всего шага Действие, чтобы настройки сохранились

6. Готово! Интеграция настроена  - можно проверять


Перед тестирование изменим телефон в карточке подписчика

После тестирования бота данные о телефоне подписчика обновились в таблице.


4. Настройка действия "Записать в ячейку"

С помощью этого действия можно передавать данные подписчика из BotHelp в Google-таблицу

Особенности работы:

  • Можно передавать следующие данные о подписчике: имя, почту, телефон, CUser ID, все пользовательские поля, utm-метки
  • Данные о подписчике записываются в определенную ячейку
  • Значение одного поля записывается в одну ячейку таблиц
  • Адрес ячейки, в которую необходимо записать данные, можно указывать вручную или через макросы пользовательских полей

Настройка действия:

1. Зайдите в конструктор ботов и добавьте блок "Действие"

2. В списке действий в подразделе "Действия с Google таблицами" выберите действие  "Записать в ячейку"

3. Нажмите на иконку "Карандаш", чтобы настроить действие:

  • Выберите Google-таблицу, в которую необходимо передавать данные
  • Выберите лист таблицы, в который будут записываться переданные данные
    • ВАЖНО! После подключения интеграции и настройке действия в боте не изменяйте названия листов в таблице. Если вы изменили название листа в таблице, то обновите настройки действия в боте.
  • Заполните раздел "Сопоставление полей"
    • В этом разделе нужно указать какие данные подписчика в какую ячейку таблицы будут передаваться 

4. Нажмите "Сохранить" в текущем окне настроек действия "Записать в ячейку"

5. Нажмите "Сохранить и закрыть" в настройках всего шага Действие, чтобы настройки сохранились

6. Готово! Передача данных для записи в ячейку таблицы настроена

5. Настройка действия "Считать из ячейки"

С помощью этого действия можно считывать данные из конкретных ячеек Google-таблицы и записывать их в пользовательские поля подписчика в BotHelp

Особенности работы:

  • Данные из таблицы считываются из конкретных указанных ячеек
  • Поиск ячейки осуществляется по введенному адресу ячейки. Адрес ячейки можно указать вручную или через макросы
  • Значение каждой ячейки передается в отдельное пользовательское поле подписчика BotHelp

Настройка действия:

1. Зайдите в конструктор ботов и добавьте блок "Действие"

2. В списке действий в подразделе "Действия с Google таблицами" выберите действие  "Считать из ячейки"

3. Нажмите на иконку "Карандаш", чтобы настроить действие:

  • Выберите Google-таблицу, из которой необходимо считать данные
  • Выберите лист таблицы, с которого данные будут считываться и передаваться 
    • ВАЖНО! После подключения интеграции и настройке действия в боте не изменяйте названия листов в таблице. Если вы изменили название листа в таблице, то обновите настройки действия в боте.
  • Заполните раздел "Сопоставление полей"
    • В этом разделе нужно указать, из каких ячеек таблицы в какие пользовательские поля подписчика будут записываться данные
    • В примере ниже в поле для адреса ячейки введено значение {%text_field_1%}2 . В поле подписчика в этом поле можно записать латинскую букву, например C. Тогда это действие будет считывать значение ячейки С3

4. Нажмите "Сохранить" в текущем окне настроек действия "Считать из ячейки"

5. Нажмите "Сохранить и закрыть" в настройках всего шага Действие, чтобы настройки сохранились

6. Готово! Считывание данных из ячейки настроено

Если у вас остались вопросы, задайте их нам в чате внутри кабинета либо напишите на hello@bothelp.io 😃

Получите 14 дней полного функционала платформы для создания рассылок, автоворонок и чат-ботов BotHelp.

Получить 14 дней бесплатно

👆 На этом пока всё